Jak przekształcić firmę jednoosobową w spółkę z o.o. (2024)

Na czym polega przekształcenie

Przekształcenie polega na płynnej zmianie formy prawnej dotychczasowej działalności gospodarczej bez konieczności likwidacji tej działalności. Przedsiębiorcy najczęściej decydują się na przekształcenie z powodów finansowych, na przykład żeby zoptymalizować prowadzoną działalność.

Przekształcenie to złożony proces, który pozwala jednak przedsiębiorcom na osiągnięcie wielu pożądanych celów, takich jak :

• obniżenie kosztów działalności
• zwiększenie kapitału
• poprawę procesu decyzyjnego
• zmianę zakresu odpowiedzialności
• zmniejszenie obciążeń podatkowych
• pozyskanie inwestora
• możliwość wprowadzenia spółki na giełdę (w przypadku spółki akcyjnej i spółki komandytowo-akcyjnej).

Kiedy przedsiębiorca może zmienić formę prawną działalności

Nie każdą formę prawną można swobodnie przekształcić w inną. Dopuszczalne są następujące przekształcenia:

• przedsiębiorca będący osobą fizyczną, wykonujący we własnym imieniu działalność gospodarczą, może przekształcić formę prowadzonej działalności w jednoosobową spółkę kapitałową (czyli jednoosobową spółkę akcyjną lub jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością)
• spółka cywilna może być przekształcona w każdą spółkę handlową z zastrzeżeniem, że w przypadku przekształcenia w spółkę jawną stosuje się odrębną, znacznie uproszczoną procedurę przekształcenia
• spółka jawna, spółka partnerska, spółka komandytowa, spółka komandytowo-akcyjna, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna mogą być przekształcone w inną dowolną spółkę handlową.

Ważne! Ani spółka w likwidacji, która rozpoczęła podział majątku, ani spółka w upadłości nie mogą zostać przekształcone.

Jeżeli rozważasz przekształcanie spółki kapitałowej w spółkę osobową, dokładnie zbadaj aspekty podatkowe przekształcenia, ponieważ niepodzielone zyski oraz kapitały inne niż kapitał zakładowy z dniem przekształcenia stają się przychodem wspólników – powstaje obowiązek podatkowy.

Na czym polega zasada kontynuacji

Jedną z podstawowych zasad, jakimi rządzą się przekształcenia, jest zasada kontynuacji. Oznacza, że:

• przekształconej spółce przysługują te same prawa i obowiązki, dzięki czemu jest możliwa płynna kontynuacja działalności bez konieczności aneksowania zawartych umów
• spółka przekształcona pozostaje podmiotem zezwoleń, koncesji oraz ulg, które zostały przyznane spółce przed jej przekształceniem (chyba że ustawa lub wydana decyzja o udzieleniu zezwolenia, koncesji lub ulgi stanowi inaczej, na przykład ulgi podatkowe nie przechodzą w procesie przekształcenia)

• wspólnicy spółki przekształcanej stają się z dniem przekształcenia wspólnikami spółki przekształconej.

  Pamiętaj! Wspólnik spółki przekształcanej może – w wyjątkowych sytuacjach – nie stać się wspólnikiem spółki przekształconej. Na przykład, wspólnik spółki kapitałowej może żądać odkupu swoich udziałów lub akcji, gdy głosował przeciw uchwale o przekształceniu spółki w spółkę osobową, oraz – po podjęciu tej uchwały – zażądał zaprotokołowania sprzeciwu.

Jak przebiega przekształcenie

Co do zasady przekształcenie przebiega według podobnego schematu, niezależnie od formy prawnej przekształcanego przedsiębiorstwa. Kluczowe etapy procesu przekształcenia to:

• przygotowanie planu przekształcenia wraz z załącznikami (przede wszystkim: projekt uchwały w sprawie przekształcenia spółki, projekt umowy albo statutu spółki, wycena składników majątku spółki przekształcanej – w przypadku przekształcenia w spółkę akcyjną oraz sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia)
• zgłoszenie planu przekształcenia do Krajowego Rejestru Sądowego
• złożenie wniosku o wyznaczenie biegłego do zbadania planu przekształcenia – ten obowiązek dotyczy przekształcenia formy prawnej w spółkę akcyjną oraz przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą planującego przekształcić tę działalność w spółkę z o.o. lub spółkę akcyjną
• podwójne zawiadomienie wspólników spółki o przekształceniu: pierwsze zawiadomienie - nie później niż na miesiąc przed planowanym dniem podjęcia uchwały, drugie – w odstępie nie krótszym niż dwa tygodnie od daty pierwszego zawiadomienia
• zawiadomienie pracowników o przejściu zakładu pracy, co najmniej na 30 dni przed przekształceniem
• podjęcie uchwały o przekształceniu spółki
• złożenie wniosku do Krajowego Rejestru Sądowego o rejestrację przekształcenia spółki
• rejestracja przekształcenia w KRS.

Ważne! Wnioski do KRS po przekształceniu formy prawnej działalności można złożyć wyłącznie elektronicznie w Portalu Rejestrów Sądowych . Sąd rozpozna jedynie te wnioski do KRS, które zostaną podpisane podpisem kwalifikowanym, podpisem osobistym lub Profilem Zaufanym przez reprezentanta spółki albo profesjonalnego pełnomocnika.

Przeczytaj instrukcje wypełniania elektronicznych wniosków do KRS

Pamiętaj! Powyższy schemat przedstawia ramy procedury przekształcenia. W przypadku każdej formy działalności te ramy ulegają modyfikacjom określonym w Kodeksie spółek handlowych.

Kiedy przekształcenie jest skuteczne

Dniem przekształcenia jest dzień rejestracji spółki przekształconej w Krajowym Rejestrze Sądowym. Składając wniosek o rejestrację połączenia, spółki często wnioskują o zarejestrowanie przekształcenia w konkretnym dniu, co pozwala na usprawnienie procesów księgowych. Sądy co do zasady rozpatrują takie wnioski pozytywnie.

Jak przekształcić jednoosobową działalność gospodarczą w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością

Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga:

• przygotowanie planu przekształcenia przedsiębiorcy wraz z załącznikami
• weryfikacji planu przekształcenia przez biegłego rewidenta
• przygotowania oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy
• powołania członków organów spółki przekształconej
• zawarcia umowy spółki
• rejestracji spółki przekształconej w KRS
• wykreślenia przedsiębiorcy przekształcanego z CEIDG.

Jeśli zdecydujesz się na przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. pamiętaj, że:

• twoja odpowiedzialność za zobowiązania spółki zostanie ograniczona
• zachowujesz wszystkie dotychczasowe prawa i obowiązki
• wszystkie zawarte umowy, przyznane zezwolenia i koncesje, a także ulgi (o ile treść wydanej decyzji nie stanowi inaczej bądź przepisy prawa nie pozwalają na przeniesienie danych zezwoleń, koncesji, ulg w wyniku przekształcenia: na przykład ulgi podatkowe) pozostają ważne
• otrzymujesz nowy NIP i REGON
• zapłacisz podatek PCC od umowy spółki w wysokości 0,5% wartości kapitału zakładowego
• przekształcenie nie powoduje powstania dochodu podlegającemu opodatkowaniu
• w zakresie ubezpieczeń społecznych jako wspólnik jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością będący osobą fizyczną jesteś traktowany jak osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą
• będziesz prowadzić pełną księgowość
• spółka z ograniczoną odpowiedzialnością płaci CIT.

Ważne! Dochody spółki są opodatkowane podwójnie, raz na poziomie spółki – podatek CIT – a drugi raz, w przypadku wypłaty dywidendy przez wspólników – podatek PIT.

Przeczytaj:

• więcej o podatku od czynności cywilnoprawnych - PCC
• na czym polega opodatkowanie podatkiem od osób prawnych – CIT
• więcej o formach księgowości w firmie
• jakie są najważniejsze cechy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Plan przekształcenia

Przekształcenie zacznij od przygotowania planu przekształcenia i załączników. Pamiętaj, że plan przekształcenia wraz z załącznikami wymaga formy aktu notarialnego.

Plan powinien zawierać co najmniej ustaloną wartość bilansową majątku przekształcanego przedsiębiorcy na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia przedsiębiorcy. To oznacza, że jeżeli dokumenty finansowe, na podstawie których ustalono tę wartość, zostały przygotowane na dzień 1 marca, to akt notarialny obejmujący plan przekształcenia powinien być sporządzony najpóźniej 30 kwietnia.

Załączniki do planu to:

• wycena składników majątku (aktywów i pasywów)
• sprawozdanie finansowe dla celów przekształcenia.

Jeżeli nie prowadzisz ksiąg rachunkowych, sprawozdanie finansowe sporządzisz na podstawie:

• podsumowania zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów
• innych ewidencji prowadzonych dla celów podatkowych
• spisu z natury
• innych dokumentów pozwalających na sporządzenie tego sprawozdania.

Do planu trzeba dołączyć także dwa projekty: aktu założycielskiego spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy.

Treść oświadczenia przedsiębiorcy powinna obejmować w szczególności:

• typ spółki, w którą zamierzasz się przekształcić, czyli spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
• wysokość kapitału zakładowego – w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością minimalny wkład wynosi 5 000 zł
• zakres praw przyznanych tobie jako wspólnikowi spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, jeżeli jest przewidziane przyznanie takich praw
• nazwiska i imiona członków zarządu przekształconej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Treść aktu założycielskiego spółki powinna obejmować w szczególności:

• firmę i siedzibę spółki
• przedmiot działalności spółki
• wysokość kapitału zakładowego
• informację, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział
• liczbę i wartość nominalną udziałów
• czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.

Ważne! Jeżeli pozostajesz w małżeńskiej wspólności majątkowej, to na dokonanie przekształcenia potrzebujesz zgody małżonka wyrażonej w formie aktu notarialnego.

Weryfikacja planu przekształcenia przez biegłego rewidenta

Plan przekształcenia sprawdza biegły rewident, którego wyznacza – na twój wniosek – sąd rejestrowy. Sąd powinien wyznaczyć biegłego rewidenta w ciągu miesiąca od złożenia wniosku oraz określić czas, w jakim badanie powinno zostać wykonanie – nie dłuższy niż 2 miesiące od dnia wyznaczenia biegłego rewidenta.

Wniosek o wyznaczenie biegłego rewidenta wraz z załączonym planem przekształcenia podlega opłacie sądowej wynoszącej 300 zł. Osobnym kosztem jest koszt biegłego rewidenta, który jest określany przez sąd na podstawie rachunku wystawionego przez biegłego i oscyluje w przedziale 3000–5000 zł.

Jeżeli zależy ci, żeby badanie odbyło się szybciej, we wniosku o wyznaczenie biegłego rewidenta możesz wskazać biegłego, z którym wcześniej uzgodniłeś już termin i koszt badania. Jeżeli sąd nie widzi przeszkód, najczęściej takie wnioski rozpatruje pozytywnie.

Po otrzymaniu opinii biegłego rewidenta musisz przygotować oświadczenie o przekształceniu przedsiębiorcy oraz akt założycielski spółki w formie aktu notarialnego. Na tym etapie powołujesz również zarząd spółki. Możesz powołać siebie do pełnienia funkcji prezesa zarządu – nic nie stoi na przeszkodzie, aby zarząd był jednoosobowy.

Rejestracja przekształcenia w KRS

Wniosek o rejestrację przekształcenia spółki z o.o. wraz z wymaganymi załącznikami można złożyć wyłącznie elektronicznie, za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych.

Do wniosku należy dołączyć również:

• umowę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
• oświadczenie o przekształceniu
• uchwałę o powołaniu prokurentów, jeżeli zostali powołani, wraz z ich zgodą na powołanie oraz adresem do doręczeń
• listę wspólników wraz z adresami do doręczeń podpisaną przez wszystkich członków zarządu
• zgodą członków zarządu na ich powołanie wraz z adresami do doręczeń
• opatrzone podpisami oświadczenia wszystkich członków zarządu, że wszyscy wspólnicy wnieśli w całości wkłady na pokrycie kapitału zakładowego
• dowód uregulowania opłat od wniosku (500 zł) oraz ogłoszenia rejestracji tego wniosku (100 zł).

Wniosek o rejestrację przekształcenia musisz złożyć w terminie nie późniejszym niż 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki. Wniosek należy złożyć do sądu rejestrowego właściwego ze względu na siedzibę spółki. We wniosku zamieść informację, że nie wystąpiłeś wcześniej o uzyskanie NIP lub numeru identyfikacyjnego REGON. Przekształcona spółka otrzyma numer KRS, nowy numer NIP i numer REGON.

Przeczytaj więcej o uprawnieniach pełnomocnika w firmie.

Pamiętaj! Poza wnioskiem do KRS musisz także złożyć wniosek w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym” o ogłoszenie przekształcenia na formularzu MSIG M1, załączyć treść ogłoszenia oraz dowód uiszczenia opłaty. Opłata jest zależna od liczby znaków w treści ogłoszenia i wynosi 0,70 zł za każdy znak.

Wykreślenie działalności z CEIDG

Ważne! W ciągu 7 dni od rejestracji przekształconej spółki KRS musisz złożyć wniosek o wykreślenie działalności gospodarczej z CEIDG.

Przeczytaj, jak wykreślić jednoosobową działalność gospodarczą z CEIDG.
Złóż wniosek o wykreślenie działalności z CEIDG na Biznes.gov.pl

Powiadomienie kontrahentów o przekształceniu działalności

Pamiętaj o powiadomieniu kontrahentów i instytucji o przekształceniu prowadzonej działalności w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Dzięki temu będą mogli wystawiać dokumenty na zaktualizowane dane firmy.

Firma przekształconej spółki

Nazwa firmy może pozostać ta sama - w takim przypadku musisz dodać tylko formę prawną. Jednak jeżeli zmieniłeś firmę w sposób inny niż tylko przez dodanie formy prawnej, to przez co najmniej rok od dnia przekształcenia spółka przekształcona ma obowiązek podawać obok nowej firmy w nawiasie dawną firmę z dopiskiem „dawniej”, na przykład Okna sp. z o.o. (dawniej „Okna Jan Kowalski”).

Odpowiedzialność w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością po przekształceniu

Przez trzy lata od dnia przekształcenia będziesz odpowiadać solidarnie ze spółką przekształconą za zobowiązania związane z wcześniej prowadzoną działalnością gospodarczą, powstałe przed dniem przekształcenia.

Po trzech latach masz możliwość znacznego ograniczenia odpowiedzialności przy spełnieniu określonych warunków (nie dotyczy to zobowiązań podatkowych). Na przykład: pozostając tylko wspólnikiem spółki ponosisz jedynie ryzyko gospodarcze – nie odpowiadasz za zobowiązania spółki. Jeżeli dodatkowo pełnisz funkcję członka zarządu, odpowiadasz za zobowiązania spółki w razie, gdy egzekucja wobec spółki okaże się bezskuteczna. Odpowiedzialność ta ma charakter solidarny. Możesz się od niej uchronić, zgłaszając w odpowiednim momencie wniosek o ogłoszenie upadłości spółki.

Obowiązki wobec ZUS

Założenie jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, której wspólnikiem jest osoba fizyczna, powoduje postanie obowiązku ubezpieczeniowego z tytułu ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego.

Pamiętaj:

• wyrejestruj siebie z ubezpieczeń z tytułu prowadzenia dotychczasowej działalności
• następnie zgłoś siebie do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego z nowym kodem tytułu ubezpieczenia.

Masz na to 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń, czyli od dnia zarejestrowania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Uwaga! Jeżeli sprzedasz część udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, czyli znajdziesz sobie wspólnika, ZUS przestanie uznawać cię za osobę prowadzącą działalność, a tym samym wygaśnie obowiązek płacenia składek.

Przeczytaj, jakie składki ZUS płaci przedsiębiorca.

Pozostałe obowiązki

• Spółka przekształcona powinna złożyć do urzędu skarbowego – w ciągu 21 dni od zarejestrowania w KRS – dane uzupełniające na formularzu NIP-8.
• Jeżeli prowadząc działalność gospodarczą, zarejestrowałeś się jako czynny podatnik VAT, musisz zgłosić informację o zaprzestaniu wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług w urzędzie skarbowym za pomocą formularza VAT-Z.
• Jeżeli przekształcona spółka chce być czynnym podatnikiem, powinna złożyć w urzędzie skarbowym zgłoszenie rejestracyjne dla celów VAT na formularzu VAT-R.
• Jeżeli wcześniej ewidencjonowałeś sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej za pomocą kas rejestrujących, to w wyniku przekształcenia powinieneś nabyć i zarejestrować nowe kasy fiskalne.

Przeczytaj więcej o kasie fiskalnej w firmie.